Cómo armar el cronograma para el matrimonio

El cronograma de matrimonio es una herramienta muy útil para dejar preparadas y organizadas todas las actividades clave del gran día: las distintas fases de la fiesta, la coordinación de proveedores, los momentos en que cada servicio va actuando y todo lo necesario para que esté todo coordinado a la perfección.

A continuación te dejamos algunas de las claves más importantes para elaborarlo y tener todo sincronizado:

• Lo podemos elaborar creando tablas en las que pongamos el horario "ideal" de cada momento, por ejemplo: Ceremonia, recepción, banquete, postre, mesa de dulces, animación, baile, etc. y en la misma fila los datos de contacto de los servicios y proveedores que tienen que entrar en acción, junto con su hora de actuación. Hay que tener en cuenta dejar pensado una fase de 'montaje' que empieza antes de la llegada de los novios e invitados.

• Hay que darle una duración estimada a cada fase del matrimonio. Lógicamente este cálculo no será exacto, pero nos dará una idea aproximada de cómo se irán secuenciando las actividades. Para el banquete es esencial coordinar con el cátering el tiempo necesario para tener listo y servir cada plato. Por ejemplo: la recepción, en torno a 1 hora, algo más de media hora entre entrada y plato de fondo y 1 hora entre éste y el postre.

• Una vez que has organizado y ordenado el cronograma con sus fases y servicios, debes dar una copia a cada uno de los proveedores y también, muy importante, debes designar una persona que, con el cronograma en mano, se encargue de supervisar esta coordinación "ideal" de entrada y salida proveedores, en caso de que no cuentes con un organizador de bodas o 'wedding planner'.

• Un aspecto que requiere la mayor atención para la coordinación del matrimonio es el tipo de banquete que vamos a hacer: si es tradicional, con entrada, plato principal y postre, o si le daremos otra estructura, por ejemplo tipo buffet. Lo importante es determinar qué va primero y qué va después para ir construyendo este mapa del tiempo de nuestro matrimonio.

• Además de esa estructura básica hay que ir integrando los distintas actividades que van a ir ocurriendo en cada fase, por ejemplo: en la recepción, que puede tener un número musical y barra de cócteles (aquí entonces se incluyen los datos del conjunto de música o el DJ y el proveedor de los cócteles y su equipo (barman, etc.); o durante el banquete, ver cuándo se quieren intercalar videos (duración máxima de unos 5 minutos), dejar un momento para un brindis de agradecimiento, para decir algunas palabras, y al final, planear los momentos para el corte de la torta (coordinando con el proveedor de pastelería), el lanzamiento del ramo, etc. Lo mismo con el baile y otras actividades que se puedan incluir.

• Algo en lo que no se suele pensar es cómo organizar el baile y el final de fiesta: Si va a llevar animaciones, en qué horarios, poner una hora de 'final de fiesta' donde se reparte el cotillón (y asignar quién o cómo se repartirá) y también un último refrigerio, que se puede planear para poco más de media hora antes de la hora de cierre del evento.