¿Cómo facilitar a los invitados la asistencia al matrimonio?
Especialmente si han elegido casarse en las afueras de la ciudad u otro lugar de complicado acceso, entonces deben tomar ciertas precauciones para que sus invitados no desistan de acompañarlos en el gran día.
Considerando que ya tienen que preocuparse por el vestuario y el regalo, entre otros asuntos, no sería nada bueno que sus familiares y amigos además tuvieran que resolver cómo llegar, si es muy lejos o dónde alojarse para poder asistir a su matrimonio.
Si están pensando en contraer nupcias en la playa, en una localidad rural o en cualquier lugar más apartado de la ciudad, tendrán que evaluar alternativas para simplificarles la vida a sus invitados. De lo contrario, estos tendrán argumentos en mano para excusarse por no llegar.
Comiencen con esta planificación unos 10 meses antes de la boda:
Opciones de desplazamiento
Una de las modalidades más efectivas es contratar un servicio de autobuses para que se encargue de recoger y llevar a todos los invitados de vuelta a sus casas al finalizar la celebración. Así, no sólo se ahorrarán la preocupación de buscar otro medio de transporte, sino que además se asegurarán de estar puntualmente a la hora estipulada para la ceremonia, sin preocupación de perderse en el camino o llegar atrasados. Un autobús tiene una capacidad promedio de 50 plazas.
Ahora, si no hay mucha relación entre los invitados y prefieren facilitarles una solución más focalizada, entonces divídanlos por grupo de familias, amigos, compañeros de trabajo, etcétera y contraten para ellos una minivan, que también los irá a buscar y a dejar de regreso a sus respectivos domicilios.
El objetivo principal es que nadie tenga pretextos para no llegar a su matrimonio. Sin embargo, si quieren regalonear por ejemplo a sus padres o padrinos, pueden arrendarles un vehículo de lujo para que arriben a la locación como todos unos rock stars.
Respecto a la coordinación de horarios y lugares para pasar por los invitados, cada empresa tiene sus protocolos, aunque todos funcionan más o menos igual. Además, establecen más de una hora de retorno, considerando que algunos invitados querrán volver antes a sus casas y otros después.
Opciones de alojamiento
Hay dos posibles escenarios en los que necesitarán disponer de alojamiento para sus invitados.
Si se casarán en otra ciudad o a un par de horas de viaje (o más)
Sería poco prudente -e incluso peligroso-, pedirle a los invitados que regresen a sus casas esa misma noche. Por lo tanto, la solución es que se queden a alojar. ¿Dónde? Dependiendo de los recursos que puedan desembolsar, la opción será escoger un hotel u hostal cercano y arrendar con anticipación el número de habitaciones que sea necesario. Armar un paquete y transarlo como tal. Por ejemplo, arrendar 20 habitaciones y pagarlas por adelantado, pero pedir un descuento por cada una de ellas.
Otra idea, sabiendo de antemano que sus invitados tendrán que alojar, es que en vez de elegir un centro de eventos para realizar la fiesta, se inclinen por una casa parcela o casona antigua que tenga disponibilidad de cuartos.
Los más jóvenes se podrán acomodar en camas o sacos de dormir, pero no así los adultos y niños que necesitarán descansar adecuadamente. Por lo mismo, lo ideal es que sepan cómo negociar y conseguir buenas ofertas, considerando que no serán pocas personas las que necesitarán hospedarse esa noche.
Si el matrimonio se realizará en la ciudad o en su propia casa
Si la mayoría de los invitados deben trasladarse desde otras regiones, entonces tendrán que ingeniárselas sí o sí para que ellos puedan quedarse. De lo contrario, más de algún familiar se complicará entre costearse el pasaje y el hospedaje, por lo que preferirá simplemente no asistir. Y por su lado, no querrán pasarse la noche de boda preocupados pensando en sus parientes que no tienen dónde dormir. Necesitarán invertir en este ítem, claro está, pero háganlo con anticipación, coticen distintos hospedajes y verán que encontrarán buenas ofertas.
Además, no tendrán la obligación de arrendar las mejores habitaciones, ya que basta con que sea un lugar cómodo, limpio y agradable para dormir. Otra propuesta es arrendar un departamento por un día pero esto funcionaría sólo si se trata de un grupo más pequeño de personas.
Ahora, si realmente no tienen dinero para costear este gasto, entonces tendrán que alojar a un grupo de personas en su casa, enviar a otros familiares a la casa de sus padres, llevar a sus tíos a quedarse donde una hermana y pedirle a un par de amigos que hospeden a sus primos. A punta de favores y buena voluntad tendrán que arreglárselas si no tienen más opción pero ¡ojo!, dejen coordinado todo esto con antelación.
